Back to list All Articles Archives Search RSS Terug naar lijst Alle artikelen Archieven Zoek RSS

"We zijn overvallen door opgelopen spanningen”

"We zijn overvallen door opgelopen spanningen”

Photographer:Fotograaf: Loraine Bodewes

MAASTRICHT. Bij de dienst Facility Services zijn de spanningen in de afgelopen jaren veel hoger opgelopen dan het college van bestuur heeft beseft. Dat zegt Nick Bos, vice-collegevoorzitter. Vooral de outsourcing van bepaalde onderdelen, deels wel en deels niet verwezenlijkt, “heeft erin gehakt en mensen ongerust gemaakt. Dat komt telkens weer boven.”

Bos komt tot die conclusie na de rapportage van een door hem aangestelde externe adviseur, de Maastrichtse oud-gemeentesecretaris Wil Rutten. Deze kreeg tot taak de manifeste onvrede binnen de dienst (FS) te inventariseren nadat een plan om de receptiediensten anders in te richten tot veel protest had geleid. Rutten voerde meer dan honderd gesprekken met zeker tachtig medewerkers. Al snel bleek dat ook elders binnen het heterogene FS (van huisvesting tot catering) ontevredenheid heerst, vooral over de leiding.

Vorige week maakte het college van bestuur bekend dat de directeur van de dienst, Eric Klekamp (1953), al langere tijd ziek is en niet meer in zijn huidige rol terugkeert. Bos: “Hij vertoont uitputtingsverschijnselen. We hadden al eerder, ruim voor deze affaire, afgesproken dat hij medio dit jaar met deze functie zou stoppen en een jaar later helemaal. Dat eerste is nu op zijn verzoek vervroegd. Hij zag zichzelf niet meer als de juiste persoon om veranderingen door te voeren.” 

Bos is nu op zoek naar een interim-directeur van buiten de UM, “iemand met leidinggevende kwaliteiten die ‘mensgericht’ is en die het noodzakelijke louteringsproces binnen de dienst kan begeleiden. De verhoudingen moeten genormaliseerd, de druk moet eraf.”

Dat proces zal een half tot driekwart jaar duren, verwacht Bos. “In samenspraak met het personeel zal de directeur gaan kijken hoe de dienst het beste haar taken kan verrichten en wat dat vervolgens betekent voor de organisatie. Als uit de interne discussie blijkt dat organisatorische veranderingen nodig zijn, dan gebeurt dat. Ja, dat kan uiteraard gevolgen hebben voor de huidige leidinggevenden.”

Outsourcing, het buiten de deur plaatsen van delen van de dienst om de service vervolgens commercieel in te huren, komt - althans voorlopig - niet ter sprake. Zelfs het omgekeerde is mogelijk, zegt Bos, “het zou kunnen dat we gaan ‘insourcen’, functies weer binnenboord halen. Dat kan de catering zijn, of de schoonmaak zoals onlangs bij het rijk is gebeurd.”

Wat hij niet wist, zegt Bos, is dat de hele geschiedenis met het outsourcen van Unigraphic (o.a. drukkerij) en de catering, en discussies over de recepties en het Guesthouse, voor zo veel onrust onder het personeel heeft gezorgd en de atmosfeer al jaren heeft bezwaard: “Elke keer als er iets bij de dienst veranderde, kwam dat weer boven.”

Dat gold ook bij de discussie over de ‘regie-organisatie’ die directeur Klekamp vanaf begin 2013 gedurende twee jaar bij de dienst heeft ingevoerd. Bos: “Ik wil van die term af, zij wekt de indruk dat er zoveel mogelijk buiten de deur wordt gezet en dat er daarna een lean and mean organisatie overblijft die anderen aanstuurt, die de regie voert. Daar gaat het niet over.”

Maar waar het wèl over gaat kan ook Bos niet precies vertellen: “Er is geen roadmap, geen stappenplan, het is nog niet voldragen. Die regie-organisatie was voor ons een stip aan de horizon.”

Eric Klekamp vertelde daarentegen nog in november aan Observant dat de reorganisatie bij FS in 2014 was afgerond, met andere woorden, dat de regie-organisatie al een feit was.

Bos: “De dienst zou minder operationeel, meer tactisch en strategisch werken, wat dat concreet betekende was moeilijk van te voren vast te stellen. Wel was duidelijk dat er een cultuurverandering nodig was. Daar is het misgelopen, de medewerkers zijn onvoldoende meegenomen, er is onvoldoende draagvlak voor gecreëerd, zo blijkt nu.”

Iets anders waar Bos niet van op de hoogte was: Klekamp wilde juridisch (arbeidsrechtelijk) advies, zo zei hij in november, over de plannen met de receptionisten. Bos: “Daar hoorde ik pas later over. En een advies heb ik niet gezien. Maar wellicht is dat punt nu achterhaald, sinds de rapportage van Rutten.”

Niet openbaar

Die rapportage, zo benadrukt hij, is niet openbaar en zal het ook niet worden. “Voor niemand. Hij is speciaal voor het college geschreven.” Toch heeft de dienstraad bij FS, - in de praktijk nog één persoon, Nic Ritzen, nadat drie leden opstapten wegens gebrek aan vertrouwen bij de medewerkers - bij het college om die rapportage gevraagd. Men wil, zo klinkt het, weten of Rutten tegen het college hetzelfde heeft verteld als tegen de medewerkers.

Bos: “Dat gaan we niet doen. Rutten heeft in drie sessies uitgebreid verslag gedaan aan de dienst, dat moet voldoende zijn.”

Niettemin zijn er misverstanden over die verslaglegging. Zo concludeert een gematigd optimistische Bos met een beroep op Rutten dat de sfeer bij FS geleidelijk opklaart en dat er langzamerhand toenadering tussen medewerkers en management groeit, ook bij de receptionisten. Bos zelf is onlangs bij een nieuwjaarsontbijt geweest waar hij “een sfeer proefde dat men gezamenlijk de schouders eronder wil zetten”.

Maar in de dienst en zeker bij de receptionisten zijn ook andere geluiden te beluisteren: dat de achterdocht jegens de leiding nog steeds groot is en men allesbehalve gerust is op de toekomst. Mede daarom wil men niet met naam en toenaam in de krant.

Dat is moeilijk in overeenstemming te brengen met de observatie van Rutten, opnieuw volgens Bos, dat de “vitaliteit van de mensen” voldoende is om samen met het zittende management aan de volgende fase te beginnen; dat men er vertrouwen in heeft. Te meer omdat medewerkers die aanwezig waren bij de afrondende sessies met Rutten verklaren dat de adviseur juist heeft benadrukt dat 85 procent van de vele mensen die hij gesproken heeft, géén vertrouwen in de leiding had.

Vitaliteit

Hoe kan dat? Daar wil Rutten zelf wel antwoord op geven. “Percentages heb ik bij die bijeenkomsten niet genoemd. Kijk, natuurlijk is er een probleem met het management, en ik wil ook wel zeggen dat de overgrote meerderheid van de mensen daar problemen mee heeft. Dat is me in die vele individuele gesprekken wel gebleken. Maar mij gaat het om de vitaliteit van de medewerkers. Is die er nog genoeg? Of vloeit de energie weg? Kan er nog iets moois van komen? Want ik ken mijn zwakke punten, analytisch en conceptueel ben ik niet scherp, maar ik kan organisaties wèl gek krijgen, gek op elkaar bedoel ik. Dus vroeg ik: halen we het samen, met alle zittende mensen, of niet? Het was een narrow escape, 51 tegen 49 procent, het antwoord was ja.”

Voor bestuurder Nick Bos is intussen duidelijk dat er de afgelopen jaren het een en ander gehaperd heeft in de communicatie over de toestand bij de dienst. Het college was niet op de hoogte. Maar, zegt Bos, “we kregen geen signalen. Niet van de leiding – ook die voelde zich overvallen door de opgelopen spanningen -, niet van de personeelsconsulenten; uit de enquêtes naar de tevredenheid van medewerkers kwamen geen dramatische uitkomsten [personeelsleden zelf zeggen overigens van wel; red.], er werden geen rechtszaken aangespannen. Nee, in het overdrachtsdossier van mijn voorganger André Postema stond ook niets hierover.”

Bos kondigt wel aan dat hij er “nu wat meer bovenop gaat zitten”, maar de “decentrale managementfilosofie” van deze universiteit blijft overeind.

“Die gaan we echt niet aanpassen. We vertrouwen zo lang mogelijk op het management. Wij zijn een high trust organisatie, als het een keer ergens wat minder loopt, neem je dat op de koop toe. Bovendien, deze casus is ook niet zwaar genoeg om ons sturingsmodel te willen veranderen.”

 

 

 

 

Categories:Categorieën:

CommentsReacties

There are currently no comments.Er zijn geen reacties.

Post a Comment

Laat een reactie achter

Door een reactie te plaatsen gaat u akkoord met de verwerking van de ingevulde gegevens door Observant.
Voor meer informatie: Privacyverklaring
By responding, you agree to send the entered data to Observant.
For more info: Privacy statement

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)