Back to list All Articles Archives Search RSS Terug naar lijst Alle artikelen Archieven Zoek RSS

Deuren gaan dicht uit angst voor geruchten en paniek

Deuren gaan dicht uit angst voor geruchten en paniek

Photographer:Fotograaf: Simone Golob

Long read! Voorzitters en leden van de raden over openbaar en vertrouwelijk vergaderen

“Maak zaken vroegtijdig openbaar en neem de ruis voor lief, dat is democratie. Het bestuur kan daar zijn voordeel mee doen en vroegtijdig signalen van de werkvloer oppikken,” oppert universiteitsraadslid Sjaak Koenis. Hoe anders is het in verschillende faculteitsraden en de universiteitsraad. Meer en meer agendapunten verdwijnen naar de vertrouwelijke agenda. Bijna altijd op verzoek van het bestuur dat in beslotenheid wil brainstormen uit angst voor geruchten en onrust. Raden stemmen toe, ze willen niet verstoken blijven van informatie en zijn vaak blij met hun rol als adviseur. Soms hebben ze niet in de gaten dat ze derden buitensluiten.

Een raad die lijnrecht tegenover het bestuur staat en felle debatten voert: het komt nauwelijks nog voor aan de Universiteit Maastricht. Het politieke klimaat is veranderd, bestuurders nemen ons serieus, vertellen de veertien (oud-)voorzitters en (oud-)leden van de universiteitsraad en faculteitsraden die Observant sprak. De sfeer is goed, de besturen luisteren, gebruiken de raden als klankbord en betrekken die al in een vroeg stadium bij nieuwe plannen. Maar dan wel achter gesloten deuren, buiten het zicht van andere medewerkers en studenten, buiten het zicht van de achterban. Velen nemen dat voor lief, maar universiteitsraadslid Sjaak Koenis is kritisch: “We treden steeds meer op als een verlengstuk van het bestuur, als adviseurs, een ‘meepraatraad’ in plaats van een controlerend orgaan. Ik snap dat het bestuur soms iets wil uitproberen en pas met zaken naar buiten wil komen als ze voldragen zijn, maar ik kan op zo’n moment mijn achterban niet raadplegen omdat ik gehouden ben aan de vertrouwelijkheid. Neem het parkeerbeleid, daar heb je draagvlak voor nodig. Als dat vanaf het begin breed was gedeeld en bottom-up besproken, had het college van bestuur die signalen kunnen oppikken en was aan het einde van het traject niet de pleuris in de universiteitsraad uitgebroken.”

U-raad: geen vijanden

Koenis vindt dat te veel zaken op de vertrouwelijke U-raadsagenda belanden. Voorzitter Jonathan van Tilburg ontkent dit. “Bestuur en raad zijn geen vijanden, we willen allemaal een goede universiteit met goede studenten. Niemand wil de UM te gronde richten. Wij hanteren het principe ‘openbaar, tenzij’.” Alleen als het gaat om benoemingen (en er dus namen worden genoemd), zaken waarbij de concurrentie meekijkt (denk aan de oprichting van nieuwe studierichtingen) of investeringen sluit hij - op verzoek - de deur.

Toch zijn er ook andere onderwerpen waarbij de deuren dicht gaan. Zo kreeg de kritische evaluatie van het parkeerbeleid afgelopen oktober (op verzoek CvB) het stempel confidential, net als de uit de hand gelopen ontgroeningen in 2017, toen op verzoek van de U-raad zelf. 

Transparantie-meetlat

Leggen we de faculteitsraden langs een ‘transparantie-meetlat’ dan komen er flinke verschillen bovendrijven. Want ook al onderschrijven de (oud-)voorzitters stuk voor stuk het openbaar, tenzij-principe, er bleek de afgelopen novembermaand - met de begroting (instemmingsrecht) én de kwaliteitsafspraken (besteding studievoorschot) op alle facultaire agenda’s - nogal wat rek in dat tenzij te zitten. Bij vier faculteiten ging de deur (gedeeltelijk) dicht: Science and Engineering, rechten, de School of Business and Economics en Health Medicine and Life Sciences.

Witte raaf Fasos

Zo niet bij de faculteit Arts & Social Sciences, de witte raaf in dit geheel, waar de vertrouwelijke agenda - als die er al is -  meestal ultrakort is en over de onderwerpen in veel gevallen niet heimelijk wordt gedaan. Ze staan gewoon vermeld in Ibabs, het elektronisch vergadersysteem. En dat is de verdienste van de raad én het bestuur, vertelt Amanda Kluveld die sinds anderhalf jaar voorzitter is. Of het nu gaat om de begroting, de keuze voor een nieuwe bachelor of de kwaliteitsafspraken: “Sophie (Vanhoonacker, decaan, red.) en Jessica (Mesman, portefeuillehouder onderwijs, red.) kiezen voor openbaarheid. Zij zijn niet bang voor onrust of chaos, ze vinden het juist goed dat veel mensen op de hoogte zijn, dan kunnen ze nog een bijdrage leveren. Het bestuur vraagt zelden om een punt vertrouwelijk te maken, onder mijn voorzitterschap is het - naast benoemingen en dergelijke, de normale punten – een enkele keer voorgekomen. Dat ging geloof ik om een proefballonnetje hoe we de werkdruk konden verlagen.”

De dreiging dat de raad verstoken blijft van belangrijke informatie als hij tegen de zin van het bestuur toch een punt openbaar wil behandelen, speelt dan ook niet bij Fasos, zegt Kluveld, die zich opeens realiseert dat ze misschien een verkeerde - lees: niet kritische -  indruk wekt. “Ik zit niet bij dit bestuur op schoot. Ik ben heel kritisch ten opzichte van de zittende macht, altijd geweest. Maar dit werkt gewoon. We hebben respect voor elkaar.” Om te eindigen: “Het is niet alleen de raad, ook het bestuur speelt een grote rol in de mate van openheid.”

Psychologie volgt

De openheid en transparantie bij psychologie en neurowetenschappen is een stuk vooruit gegaan sinds de raad afgelopen september de hand in eigen boezem stak. Te veel onderwerpen belandden op de vertrouwelijke agenda, vertelt voorzitter Sjir Uitdewilligen. Dat moest anders, zeker nu twee studentadviseurs de leeggevallen studentenzetels (slechts drie van de vijf zijn na de verkiezingen bezet) proberen op te vullen. Zij moeten net als andere belangstellenden de zaal verlaten zodra het vertrouwelijk deel begint. “We zetten er zelf niets op, en als het bestuur erom vraagt willen we nu weten waarom. Soms gaan we akkoord, soms niet.” Gaat het om een onuitgewerkt plan dat niet meteen aan de grote klok mag, dan zegt Uitdewilligen ja. “Als wij openbaarheid te sterk afdwingen, voelt het bestuur zich niet meer veilig als Observant erbij zit en krijgen we niets te horen.”

Het nieuwe beleid werkt, laat raadslid Michael Capalbo opgetogen weten. Tijdens de laatste novembervergadering - met onder andere de kwaliteitsafspraken - waren alle punten openbaar. “We moeten medewerkers en studenten niet kwijtraken. Zaken die veel mensen raken, zoals het parkeerbeleid of de kwaliteitsafspraken, moet je breed uitmeten. Vertel wat er aan de hand is en luister naar de meningen op de werkvloer. Wees niet bang voor onrust, die krijg je juist als je de deur op slot doet.”

FSE: onderaan de meetlat

De angst dat er premature informatie naar buiten komt, leeft op dit moment misschien wel het pregnantst in de Faculty of Science and Engineering waar men op het punt staat om gevoelige knopen door te hakken. Eenheden als kennistechnologie en Science Program blijven in FSE, maar over het lot van onder andere de University Colleges (UCM en UCVenlo), ICIS en UNU-Merit is nog geen uitsluitsel. Gaan ze naar Fasos, of misschien SBE? Komt er een zevende faculteit, zijn er andere opties?

Half oktober waren zelfs alleen de notulen van de vorige raadsvergadering openbaar, de rest van de agenda was vertrouwelijk. En dat is strijk en zet nu het over de toekomst van FSE gaat, bevestigt raadsvoorzitter Zina Nimeh. De deuren gaan dicht op verzoek van het (college van) bestuur, iets waarvoor ze begrip heeft, al juicht ze het niet toe. “Als wij het punt openbaar maken, gaat het van de agenda af. En dat willen we niet, we willen betrokken worden bij het proces, aan tafel zitten, meedenken en invloed uitoefenen.”

Toch werkt het allemaal verre van ideaal, vindt raadslid Jeroen Moes, verbonden aan het UCM. “Het college van bestuur had ons aan het begin van het transformatieproces inspraak belooft. Ik geloof ook oprecht dat dat geen loze belofte was. Zowel het college als ons faculteitsbestuur zijn te goeder trouw. Maar de informatie bleef beperkt, we kregen van het college geen antwoorden op vragen, ons faculteitsbestuur mocht niets zeggen. Het enige waar we tot nu toe formeel over mochten stemmen was de naamswijziging van FHS naar FSE.” 

Daarop trok Nimeh – “we hebben veel meer invloed dan onze achterban zich vaak realiseert, de bestuurders nemen ons echt serieus”- opnieuw aan de bel bij rector Rianne Letschert. Vorige week maandag zijn de raadsleden in een anderhalf uur durend gesprek bijgepraat. Vertrouwelijk. “Een positief gesprek”, concludeert Moes die er niet meer over mag zeggen. Hij roemt voorzitter Nimeh, die “heel diplomatiek is, en dat is belangrijk in deze fase”.

Al die gesloten deuren hebben niet kunnen voorkomen dat het gonst van de geruchten, vervolgt Moes. Misschien werden die er juist door versterkt. “Nu circuleert het verhaal dat het UCM en UCVenlo naar Fasos zouden gaan. Het ene deel van de staf ziet dat zitten, een ander deel niet. Als je dit soort plannen naar buiten brengt met overwegingen erbij, krijg je denk ik minder ruis. Wat ik zou willen: geef de democratisch gekozen raden inspraak, indien gewenst in vertrouwelijke bijeenkomsten, maak vervolgens een conceptplan met feiten, cijfers en argumenten en leg dat voor aan de hele faculteit. Stel bijvoorbeeld dat een zevende faculteit geen optie is. Als je dat kunt onderbouwen met cijfers en andere feiten, dan krijg je makkelijker draagvlak.”

Waarom zou je?

Ergens tussen Fasos en FSE staan SBE, FHML en rechten op de meetlat. Ook hier (gedeeltelijk) vertrouwelijke besprekingen van de grote november-issues, de begroting en de kwaliteitsafspraken: “Wat is er erg aan om die vertrouwelijk te bespreken?”, vraagt oud-voorzitter (sinds september 2018) en huidig raadslid van SBE, Peter Bollen. “Ik heb er geen issue van gemaakt. Het is een kwestie van pick your fights. Ik heb prioriteit gegeven aan de strategische verandering binnen SBE.” Bovendien, en dat weegt zwaar voor hem: “Ik voel ook geen druk vanuit de achterban om te streven naar zoveel mogelijk openbaarheid. Het engagement van de staf met de raad is nul komma niks. Een groot deel van de staf is alleen maar bezig met de eigen carrière.  Bovendien begrijp ik het bestuur.” Al vermoedt hij dat meer openheid en daarmee grotere zichtbaarheid de interesse onder zijn achterban juist zou kunnen aanwakkeren.

FHML: raad beslist niet

De FHML lijkt met een vergadering in november waar zestien van de 26 agendapunten vertrouwelijk zijn, een plek onderaan de lat te verdienen. Maar dat zou ten onrechte zijn, vindt Pim Dassen, die al zes jaar voorzitter is. “Het idee dat er bij ons veel vertrouwelijk is, klopt niet. Het gaat om de normale zaken: benoemingen, structuurrapporten, de gebiedsuitbreiding op Randwijck. Dat gaat over investeringen in nieuwe gebouwen, huisvesting. Je wilt niet dat de aannemer meeluistert.” Diezelfde middag nog mailt hij een lijst met de punten van het vertrouwelijke deel van de vergaderingen sinds afgelopen mei. En inderdaad, de ‘normale’ zaken.

Maar neem het biomedisch centrum (proefdieren), daar wordt uitsluitend in beslotenheid over vergaderd uit angst voor dierenactivisten.  Dassen: “Het BMC heeft het afgelopen half jaar niet op de agenda gestaan.” En deze maand de begroting die uiteindelijk deels achter gesloten deuren is besproken? En de kwaliteitsafspraken? Die zouden in het openbare deel aan de orde komen, dacht Dassen begin november, maar op 22 november blijft de deur dicht. Even bellen dan maar. Dassen: “Onze decaan is bezorgd dat er een verkeerd beeld ontstaat. We willen geen paniek zaaien. De begroting, dat wist ik tijdens ons eerste gesprek nog niet, moest toch vertrouwelijk omdat er een misverstand was over een bezuiniging voor jaar drie die uiteindelijk geen bezuiniging blijkt te zijn. En de kwaliteitsafspraken? Dat moest van hogerop. Ja, van het college van bestuur, dat is zo met hen afgesproken: vertrouwelijk in de raden, openbaar in de U-raad.” Dat is vreemd, bij andere raden staat het op de openbare agenda. Dassen: “Dat is tegen de afspraken, maar daar ga ik (gelukkig) niet over.” Dat blijkt niet te kloppen, leert navraag bij rector Rianne Letschert: “Dit is niet op last van het CvB gebeurd. Faculteiten maken hun eigen afweging.”

Komend jaar, aldus Dassen, zal dit onderwerp ook bij de FHML op de gewone agenda (dus niet vertrouwelijk) komen, zo heeft het bestuur aangekondigd. Daarna komt de vraag wie de agenda bepaalt, weer ter tafel. “Wij zijn de baas”, klonk het in het eerste gesprek. Na een grondige blik in het huishoudelijk reglement, moet hij hierop terugkomen: “Als een van de twee partijen eist dat iets vertrouwelijk is, dan gebeurt dat. Een gesprek is anders niet praktisch en zinvol.”

Jullie zullen het merken

Bij de juristen was het niet het faculteitsbestuur, maar de raad zelf die de begroting en kwaliteitsafspraken op de vertrouwelijke agenda zette. Raadsvoorzitter Bram van Hofstraeten vond dat beter. “Ik wilde geen onnodige paniek zaaien wat betreft de kwaliteitsafspraken, het gaat toch om zaken die in ontwikkeling zijn. En omdat de begroting er zo mee verweven is, was die ook vertrouwelijk. Dat leek me handig.” Dat dit betekende dat de pers en andere belangstellenden buitengesloten werden; tja, zegt hij heel eerlijk, “daar heb ik niet zo bij stilgestaan”. Ook Bart Jansen, raadslid bij rechten namens het WP, heeft zich dat niet afgevraagd. “Dit gesprek maakt me wel bewuster. Ik zal me vanaf nu vaker afvragen als ik de vertrouwelijke agenda zie: hé, waarom staan deze punten daarop?” Van Hofstraeten belooft zijn leven te beteren. Oprecht: “Jullie zullen het merken.” En wat betreft de vertrouwelijke agenda: “Ik ga erover nadenken of we die agenda zelf niet openbaar moeten maken. Dan weet iedereen wat erop staat.”

Minister: openbaar, tenzij

Afgelopen juni trok het online-blad U-Today van de Universiteit Twente in een open brief bij de minister van Onderwijs aan de bel. Steeds meer beleidsstukken, documenten, notulen en agendapunten van de verschillende medezeggenschapsorganen zijn vertrouwelijk. “Democratie sterft in duisternis,” klonk het. “Voor een functionerende democratie moeten de gordijnen open. Het licht is nodig zodat mensen kunnen zien wat er gebeurt.” Het speelt niet alleen in Twente, maar ook in Maastricht, aan andere universiteiten en zelfs ook in de ‘gewone’ politiek bij de gemeenteraden. U-Today vroeg de minister om spelregels: wanneer mogen documenten, notulen en besluiten vertrouwelijk worden gemaakt? En horen dit soort stukken van officiële instanties niet allemaal openbaar te zijn? De minister antwoordde per kerende post. Zij gaat geen spelregels geven, maar vindt transparantie van groot belang. Informatie moet gedeeld worden volgens het principe ‘openbaar, tenzij’.

Is de raad de baas?

De raad beslist wat er vertrouwelijk op de agenda komt te staan, vertellen alle (oud-)raadsvoorzitters in verschillende bewoordingen tijdens hun interview. Een constatering die in lijn is met ‘artikel 3.7 openbaarheid en verslag’ uit het Bestuurs- en BeheersReglement van de UM (BBRUM): De vergaderingen en de vergaderstukken van de universiteitsraad zijn openbaar, tenzij de raad anders besluit. Art. 3.11 zegt hetzelfde voor de faculteitsraad. Maar, en dat is cruciaal, ze vergeten het huishoudelijk- en/of faculteitsreglement dat dit punt nader uitwerkt en door alle partijen moet worden goedgekeurd. En dan blijkt dat niet alleen de raad maar ook het bestuur een vergaderstuk en dus de vergadering als vertrouwelijk kan aanmerken. Het punt komt dan niet op de openbare agenda, het publiek moet naar buiten. Daarmee is de bepaling van het BBRUM feitelijk ontkracht: de raad is niet de baas als het gaat om vertrouwelijkheid.

Categories:Categorieën:

CommentsReacties

There are currently no comments.Er zijn geen reacties.

Post a Comment

Laat een reactie achter

Door een reactie te plaatsen gaat u akkoord met de verwerking van de ingevulde gegevens door Observant.
Voor meer informatie: Privacyverklaring
By responding, you agree to send the entered data to Observant.
For more info: Privacy statement

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

CAPTCHA Afbeelding
Enter the code shown above: