“Thuiswerken is geen recht en ook geen plicht”, onderstreept Jan Smits, decaan van de rechtenfaculteit en voorzitter van de werkgroep The Future of Working@UM. Het is aan iedere werknemer zelf om te bepalen wat goed voelt. Wel is er een richtlijn: drie dagen op de UM en twee dagen thuis bij een fulltime aanstelling. Bij sommige functies wordt dat moeilijk (huismeester, lab-medewerker of receptionist bijvoorbeeld). “Het is altijd maatwerk, voor iedereen”, schetst Smits. Afspraken worden vastgelegd in een zogeheten Overeenkomst Hybride Werken. “Een soort contract” met daarin onder andere thuiswerkdagen, werktijden, thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding. “Dat maakt het overzichtelijk.”
Overigens ligt het ook aan de woonplaats hoeveel er vanuit huis kan worden gedaan. Nogal wat Nederlandse medewerkers wonen in België of Duitsland. Zolang ze fysiek aan de UM werken, zijn ze sociaal verzekerd en belastingplichtig in Nederland, maar het wordt ingewikkelder als ze vanuit twee landen werken. “Vandaar dat we bij iedereen de situatie apart moeten bekijken.”
Autonomie
Corona heeft het thuiswerken in een stroomversnelling gebracht, zegt Smits, “maar sommige eenheden hadden al eerder informeel beleid over thuiswerken voor het wetenschappelijk personeel.” Nu ligt er dus een plan voor alle werknemers, “een stap in modern werkgeverschap”. Daarbij is vooral de balans belangrijk tussen enerzijds de autonomie van de werknemer, dat je dus zelf grotendeels bepaalt welke tijden je werkt, waar en hoe je je werk inricht”, en anderzijds het belang van de organisatie. “Dat laatste moet voorop staan.”
Voucher
Afgelopen voorjaar werd er onder het UM-personeel een enquête gehouden. Tweeduizend mensen vulden allerlei vragen in over het nieuwe werken. Volgens Smits had een groot deel vooral behoefte aan een fatsoenlijk bureau en een laptop voor thuis, op kosten van de UM. “De universiteit kan ook niet anders gezien haar zorgplicht voor een arbo-proof thuiswerkplek. Ons voorstel is dat werknemers die meer dan 0,4 fte werken en met een contract van langer dan een jaar, een voucher ontvangen van een maximumbedrag dat ze kunnen besteden aan een bureau, stoel, beeldscherm, toetsenbord en muis.”
Aanbesteding
In een UM-communicatiemail, die vorige week werd verzonden, meldt het college van bestuur dat de Europese aanbesteding naar het inrichten van thuiswerkplekken is gestart. Die procedure zal tot het einde van het jaar duren. “Pas als de kosten inzichtelijk zijn gecombineerd met de ervaringen met hybride werken die nu opgedaan worden, kunnen er besluiten voor de toekomst worden genomen”, aldus het CvB. Eén ding is zeker, benadrukken de bestuurders: “Het op grote schaal inrichten van thuiswerkplekken loopt in de papieren.”
Een andere vraag die hierbij speelt: worden de kantoorspullen in bruikleen gegeven of eigendom van de medewerker? De werkgroep heeft een voorkeur voor het laatste. “Dan heeft de UM er geen omkijken meer naar.”
Smits cum suis pleiten verder voor de aanschaf van een “digitale werkplek” voor alle medewerkers: laptop, mobiele telefoon plus telefoonabonnement. Die apparatuur wordt dan zowel thuis als op kantoor gebruikt. De telefoon zou op termijn de UM-kaart kunnen vervangen.
Buiten de boot vallen
“Een thema als het nieuwe werken is veelomvattend; het heeft niet alleen juridische en financiële consequenties, maar ook sociale.” Die laatste moeten niet worden onderschat, meent Smits. “Je wil niet dat mensen zich niet meer onderdeel voelen van een team of het gevoel hebben dat ze buiten de boot vallen, omdat ze niet op de faculteit zijn. Het draait toch om persoonlijk contact.” Een belangrijke rol is weggelegd voor ‘de baas’. “Die moet zorgen dat iedereen zich betrokken voelt. Dat gaat makkelijker als men elkaar fysiek ontmoet dan op afstand via Zoom of Teams.” Wat Smits betreft moeten leidinggevenden meer vertrouwen hebben en minder willen controleren. “Het afgelopen anderhalf jaar hebben we gemerkt dat het op die manier werkt.” Een werkgroep Leiderschapsontwikkeling verdiept zich momenteel in de (nieuwe) kwaliteiten van leidinggevenden en opleidingen die daarbij horen.
Huisvestingsplan
Een laatste, “nogal gevoelig” onderwerp: de inrichting van de universiteitsgebouwen. “Sommigen claimen het recht op een eigen werkplek, maar dat recht is er niet. Bovendien is er over het algemeen veel minder behoefte aan, concluderen we uit onze enquête. We moeten kijken hoe we efficiënter met de ruimte omgaan, meer vergader- en ontmoetingsplekken realiseren bijvoorbeeld.” De werkgroep stelt voor dat elke faculteit en eenheid een nieuw huisvestingsplan ontwikkelt.