“Onvoldoende voorbereid overgaan, dat ga ik de organisatie niet aandoen”

“Onvoldoende voorbereid overgaan, dat ga ik de organisatie niet aandoen”

Invoering nieuw ICT-systeem voor HR, Finance en Inkoop uitgesteld

13-12-2021 · Nieuws

MAASTRICHT. Het nieuwe ICT-programma voor HR, Finance en Inkoop gaat voorlopig niet ‘live’. De bedoeling was dat het systeem op 10 januari 2022 ingevoerd zou worden. Maar ook na extra testen, is men er niet van overtuigd dat de overgang soepel zal verlopen. In januari wordt over een nieuwe ingangsdatum beslist.

De reden voor het uitstel zijn technische haperingen en de capaciteitsproblemen als gevolg van Covid, volgens vicevoorzitter van het college van bestuur Nick Bos. “We hebben het nieuwe systeem daardoor niet zo kunnen testen als we gewenst achten. Een zorgvuldige overgang op 10 januari is daardoor niet haalbaar. We zouden daarmee het uitstekende werk dat tot dusverre in het project is gestoken - en we zijn heel ver gevorderd - in diskrediet kunnen brengen. We willen een goede start kunnen maken die recht doet aan het vele werk dat in de voorbije periode is verzet.”

Wat houdt de overgang precies in? Alle processen, zoals het verwerken van een factuur of het invullen van gegevens voor een nieuwe werknemer, van de verschillende afdelingen vallen straks onder één systeem: SAP Cloud. Dat is moderner en gebruiksvriendelijker dan de huidige programma’s, die niet meer aan de eisen van onder andere de Belastingdienst voldoen en waarvoor de technische ondersteuning ophoudt. Onder de naam Programma Integrale Bedrijfsvoering wordt al bijna twee jaar aan de overgang gewerkt.

“Inkoop komt er bijvoorbeeld meer uit te zien als de Amazon-site”, vertelt Bos. “Net als daar kun je straks een review achter laten over de leverancier. Zo is het veel makkelijker om te zien over welke contractpartners we tevreden zijn. Of neem zaken die leidinggevenden moeten goedkeuren, zoals verlof of een nevenactiviteit. Nu gaat dat vaak via de mail. De werknemer mailt ‘ik wil graag dit of dat’ en de leidinggevende zegt oké of niet oké. Straks kan de manager gewoon een vinkje aanklikken in het HR-dossier. Het is dan ook meteen goed vastgelegd, bij een mailtje moet je altijd maar afwachten of dat bewaard wordt.”

Maar het zijn niet alleen maar voordelen. “Het is een behoorlijke verandering. Niet iedereen zal meteen makkelijk met het nieuwe systeem kunnen werken. Daarom zijn we mensen aan het trainen en staat er straks een helpdesk klaar.” Toch had Bos de invoering liever niet op dit moment gedaan. “Mensen zijn moe na 1,5 jaar Covid en een cyberattack. Het is een complex proces, waar heel veel mensen bij betrokken zijn. Dat betekent dat ze niet altijd thuis kunnen werken, terwijl je dat nu wel het liefste zou willen. Ook zijn er meer mensen ziek, en moet de training om met het programma om te gaan soms worden uitgesteld. Maar de omstandigheden dwingen ons.”

Achter de schermen is men al bijna twee jaar bezig om alles op tijd op orde te krijgen. De beslissing of men op 10 januari ‘live’ zou gaan, werd met een week uitgesteld om nog wat laatste testen te doen. “We hebben voor die datum gekozen omdat het aan het begin van een nieuw boekjaar is. Alles wat je nog in het oude systeem verwerkt, moet je later weer overzetten. Dit is dus een logisch moment. Maar we zijn onvoldoende voorbereid, dus stellen we het uit. Dat ga ik de organisatie niet aan doen.”

De Universiteit Maastricht heeft goed gekeken naar de Vrije Universiteit in Amsterdam, zegt Bos. Daar liep de vervanging van verschillende ICT-systemen eerder dit jaar behoorlijk in de soep. Leveranciers konden niet worden betaald, nieuwe medewerkers kregen hun salaris niet en studenten konden zich niet inschrijven voor tentamens. “Onze mensen zijn in Amsterdam op bezoek geweest om te kijken wat daar mis is gegaan en ervan te leren.”

Dat betekent niet dat er in Maastricht – ook na het uitstel – niks mis kan gaan. “Kijk, ik ga niet zeggen dat het nu 100 procent goed zal gaan. We zullen zeker tegen een paar problemen aanlopen. Het gaat erom of dat het dingen zijn die we snel kunnen oplossen. Dat is de balans die we proberen te vinden, wanneer we beslissen over het juiste moment om ‘live’ te gaan.”

Auteur: Cleo Freriks

Logo: SAP Cloud

Categoriëen: Nieuws, nieuws_boven
Tags: sap cloud,programma integrale bedrijfsvoering,HR,Finance,Inkoop,Nick Bos

Voeg reactie toe

Klik hier voor onze privacyregels

Vanaf januari 2022 plaatst Observant alleen nog reacties van mensen wier naam bekend is bij de redactie.