Geen gebrek aan vertrouwenspersonen, maar om de juiste te vinden is lastig

Centraal klachtenpunt voor medewerkers

11-04-2022

MAASTRICHT. Moet iemand die gepest wordt door een collega naar de vertrouwenspersoon of de ombudsfunctionaris stappen? Wanneer dien je een formele klacht in? En bij wie kun je terecht als je denkt dat een wetenschapper sjoemelt met data? Er is geen gebrek aan mensen bij wie medewerkers terecht kunnen met klachten en problemen, maar de weg ernaartoe is soms lastig. Daarom komt er nu een centraal klachtenpunt, het Concern & Complaints Point.

“Er is veel, maar het is een beetje een doolhof.” Dat is de conclusie die HR-directeur Nieke Guillory, directeur Juridische Zaken Cenay Akin en directeur van het Diversity & Inclusivity Office Constance Sommerey trokken nadat ze vorig jaar het zogeheten zorglandschap van de Universiteit Maastricht (zie kader) onder de loep hadden genomen.

Ook in de verschillende raden kwam het – zeker na het rapport van het Diversity and Inclusivity Office dat zegt dat bijna de helft van de Maastrichtse studenten met seksueel geweld of intimidatie te maken krijgt tijdens de studietijd – de afgelopen maanden aan bod: waar kunnen mensen die ongewenst gedrag willen melden terecht? Zowel studenten als medewerkers weten het vaak niet. Terwijl melden zo belangrijk is, zei collegevoorzitter Rianne Letschert tijdens de eerste Ask Me Anything-bijeenkomst in januari. “Anders kunnen we ook niets doen.”

Eén centraal punt

Nu komt er dus één centraal zorg- en klachtenpunt voor medewerkers, dat Guillory eind juni hoopt te lanceren. “Ze kunnen er met al hun vragen, zorgen en klachten terecht. Ze spreken er met een professional – dus ze hoeven niet door een digitale vragenlijst – die een luisterend oor kan bieden en hen kan vertellen bij wie ze terecht kunnen. Diegene coördineert ook het team met de verschillende functionarissen [vertrouwenspersonen en ombudsfunctionaris, red.].”

Ook kan de coördinator mensen helpen die een formele klacht willen indienen. Bij de vertrouwenspersoon wordt vaak eerst een informele weg bewandeld. Er wordt gekeken of er een gesprek kan komen, of bemiddeling zin heeft. Bij een formele klacht komt er een officiële procedure. Wordt de klacht gegrond verklaard dan kunnen er ook sancties volgen. “Via het Concern & Complaints Point krijgen mensen een idee van wat de procedure inhoudt, wat ze ervan kunnen verwachten, ontvangen ze begeleiding indien gewenst en weten ze wat ze zelf moeten doen.”

Meer uren

Verder krijgen de klachtenbehandelaars meer uren. De ombudsfunctionaris (voorheen ombudsman) gaat van 0,5 naar 1 fte en er zijn straks twee vertrouwenspersonen voor ongewenst gedrag, een met 0,5 fte en de ander met 0,8. Ook komt er een coördinator voor het sociale veiligheid-beleid. “Op dat gebied kunnen we nog meer richtlijnen en beleid gebruiken”, zegt Guillory. “We hebben nu een kort geformuleerde visie, maar we zouden met elkaar moeten kunnen vaststellen wat sociale veiligheid nu precies is en wat dat betekent voor ons gedrag. Ook gaat deze persoon met de benodigde wetenschappelijke achtergrond bijdragen aan de ontwikkeling van nieuwe trainingen in de UM Leadership Academy. Bijvoorbeeld: hoe ga je om met culturele verschillen in je team, hoe zorg je ervoor dat er een open sfeer ontstaat waarin mensen dingen durven te bespreken? We willen dus zowel sociale onveiligheid voorkomen als een helder en stevig zorglandschap inrichten.”

Studenten

Het klachtenloket is er alleen voor medewerkers. “Voor studenten is er al een centraal punt en zit er als het ware een extra schil omheen van mentoren, studieadviseurs, studentendecanen en studentpsychologen”, zegt Guillory. “Zij kunnen studenten helpen of doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon voor studenten. Daarom beginnen we bij de medewerkers, gaan jaarlijks evalueren (de eerste keer in januari 2023, red.) en bouwen verder indien nodig.”

Wie wat en waar?

Er zijn verschillende vertrouwenspersonen aan de UM. Ten eerste is er een voor studenten, Wendy Geijen, en een voor medewerkers, Marloes Rikhof. Zij behandelen al het ongewenste gedrag zoals (seksuele) intimidatie, pesten, agressie, geweld of discriminatie. Ook bijvoorbeeld het misbruiken van bevoegdheden of belangenverstrengeling valt hieronder. De vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor en kunnen indien gewenst als mediator optreden.

Heeft het probleem te maken met wetenschappelijke fraude zoals plagiaat of het verzinnen van data, dan kunnen medewerkers terecht bij de vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit. Promovendi – die worden gezien als een kwetsbare groep vanwege hun afhankelijkheidsrelatie met de promotor – hebben daarnaast nog de mogelijkheid om naar de promovendivertrouwenspersoon te gaan. Iedere faculteit heeft er een.

Gaat het probleem over een conflict op de werkvloer, waardoor normaal werken onmogelijk is geworden, dan kan een medewerker naar de ombudsfunctionaris Claire Essers stappen. Zij behandelt meldingen maar heeft daarnaast – anders dan de vertrouwenspersoon – ook het recht om zelfstandig onderzoek te doen en onafhankelijk advies te geven aan het college van bestuur dat vervolgens kan ingrijpen.

Tot slot is er de formele klacht. Die kan ingediend worden bij het College van Bestuur via de regeling klachtenbehandeling (medewerkers) of bij het Complaints Service Point (studenten).