Hij is het daarmee eens, zegt Charles de Groot, studentraadslid van de universiteitsraad namens NovUM. “De notulen zijn moeilijk te vinden, maar ook: te veel onderwerpen worden vertrouwelijk behandeld. Dat is naar mijn mening lang niet altijd nodig. Het zijn zaken die de hele universiteit aangaan, geen staatsgeheimen.” Hij zou ook graag zien dat in de notulen wordt opgenomen hoe er gestemd is. “Wie was voor en wie was tegen. De U-raad is een politiek orgaan, zo kunnen de mensen die op ons gestemd hebben ook zien of wij stemmen zoals zij dat zouden hebben gewild. Dit soort openheid is een belangrijk ingrediënt voor goede politiek.”
Instagram
De studentraadsleden zelf hebben een Instagram-account aangemaakt (umuniversitycouncil). “Daar delen we informatie over wat we doen, we hopen dat meer mensen uit de gemeenschap ons actief gaan volgen.” Ook heeft De Groot een persoonlijk account voor zijn politieke werk (charles_politics). “Ik heb meer dan vierhonderd UM-studenten die me volgen. Ik deel mijn standpunten over relevante onderwerpen en reageer op vragen of ideeën uit de gemeenschap.” Hij meldt welke vragen hij tijdens de vergaderingen heeft gesteld en laat onder de noemer ‘proposals victory’ zien wat de raad heeft bereikt. “Ook al gaat het om iets kleins, zoals een magnetron in de universiteitsbibliotheek in de binnenstad, ik wil de ruim driehonderd mensen die op mij gestemd hebben laten zien wat ik voor hen doe. Dit is allemaal op eigen initiatief, ik vind het nodig. En wat leuk is: soms herkennen mensen mij van mijn Instagrampagina en gaan dan in discussie over zaken die ze graag veranderd zouden zien. Heel motiverend.”
Beperkt zicht
“Toevallig viel mijn oog van de week op een verwijzing naar de notulen in UMployee”, zegt Anouk Heuts, onderwijscoördinator basiscurriculum bij huisartsgeneeskunde. “Anders had ik geen idee gehad waar ik ze zou moeten vinden. Ik heb hiervoor 28 jaar bij rechten gewerkt en ik meen dat ze daar in de nieuwsbrief stonden, maar ik weet het niet zeker. Zo zie je hoeveel indruk dat heeft gemaakt. Of ik wist wat er speelde in de faculteitsraad, was sterk afhankelijk van of ik toevallig een raadslid persoonlijk kende. Dan komt het soms ter sprake in een gesprek.”
Erger dan het niet kunnen vinden van de notulen, vindt ze hoe beperkt die zijn. “Er zouden strengere regels moeten zijn over wanneer iets vertrouwelijk kan worden behandeld. Nu kan een voorzitter of raad heel veel buiten het zicht houden. De openbare notulen geven dan maar een beperkt beeld van wat er daadwerkelijk gebeurt. Ik vond het bijvoorbeeld heel opvallend dat laatst de U-raadsvoorzitter is opgestapt en dat niemand van de raadsleden daar iets over zei. Er werd zo geheimzinnig over gedaan, terwijl iemand natuurlijk niet zomaar weggaat. Open communicatie is ook beter voor de organisatie, anders gaan mensen maar gissen.”
Hoe en wanneer
Wat de raad voor elkaar krijgt, is niet onzichtbaar, reageert Jeroen Moes, lid (wetenschappelijk personeel) en voorzitter van de raad van de Faculty of Science and Engineering. “De uitkomsten zijn vaak heel concreet, zoal budgettaire beslissingen die de hele faculteit aangaan, de inhoud van examenreglementen, aanstellingen van professoren, het welzijn van studenten, werkdruk van personeel, en praktische zaken zoals voldoende fietsenrekken en veiligheid. Maar de manier waarop die beslissingen tot stand komen, of hoe en wanneer we die bespreken in de raad zou inderdaad beter zichtbaar gemaakt kunnen en moeten worden.”
Praten raadsleden te weinig met de achterban? “Dat weet ik niet, maar zelf praat ik regelmatig met verschillende mensen binnen mijn afdeling. Toch kan dat vaak nog beter en structureler. Eén van de obstakels daarbij is volgens mij de toch al hoge werkdruk van personeel waardoor er vaak domweg geen tijd meer over is voor zaken die verder gaan dan de kernverantwoordelijkheden. Dat geldt ook andersom: voor personeel dat niet zelf in een medezeggenschapsorgaan zit, is je actief ‘tegen iets aan gaan bemoeien’ een extra beroep op hun toch al overvolle agenda.”
Rondetafelgesprekken
Hij somt een aantal “concrete stappen” op: “In de faculteit organiseerden we in het verleden zogenaamde rondetafelgesprekken, waarbij raadsleden met mensen uit diverse afdelingen spraken. Bij gebrek aan tijd en opkomst is dat wat ingezakt, maar ik zou dit graag opnieuw leven inblazen. Verder kunnen we overwegen om een periodieke nieuwsbrief te laten circuleren met daarin de besproken thema’s en beslissingen en vooral ook de aankomende agendapunten zodat personeel en studenten vooraf al input kunnen leveren.”
Ook de manier waarop de notulen online beschikbaar zijn, is aan verbetering toe, meent hij. Tegelijkertijd: “Ik verwacht niet dat mensen proactief notulen van de faculteitsraad zullen gaan opzoeken.” Een nieuwsbrief die de aandacht erop vestigt, zou wel een oplossing zijn, meent hij. “We hebben de afgelopen termijn - ik denk met succes - eraan gewerkt om veel minder punten als vertrouwelijk te agenderen, en als dat toch nodig is een openbare samenvatting te geven van wat er dan besproken wordt achter die gesloten deuren, en ook deze notulen openbaar te maken.”
Wendy Degens en Cleo Freriks