De vertrouwelijke agenda moet je zo beperkt mogelijk houden, vindt Michael Capalbo, voorzitter van de faculteitsraad bij psychologie en neurowetenschappen. “Soms wil het bestuur er per se iets op hebben, maar dan moeten ze wel met een goed verhaal komen.” Dat ‘zo min mogelijk vertrouwelijk’ betekent ook: plannen die nog niet helemaal in kannen en kruiken zijn in de openbare vergadering bespreken. Besturen is volgens Capalbo “kunnen omgaan met ‘moeilijke’ meningen. Discussie is helemaal niet verkeerd. Het is oké als mensen het oneens zijn met je ideeën, daar heb je als bestuur zelfs baat bij. Ook voor raadsleden is het goed om te horen wat je collega’s of medestudenten denken. Aan de andere kant moeten mensen zich dan wel realiseren dat, hoewel ze gehoord worden, hun mening niet altijd tot verandering leidt of dat iedereen z’n zin krijgt.”
Om die openheid te waarborgen, moet de voorzitter van de raad soms in discussie met het bestuur. “Dat kan natuurlijk lastig zijn, in discussie met de grote baas. Maar ik denk dat iedere decaan prima het onderscheid kan maken tussen jou als voorzitter en jou als werknemer. Het leidt bij ons in ieder geval nooit tot conflicten.” Het blijft niet bij mooie woorden: van de zeven vergaderingen van de FPN-raad dit academisch jaar, hadden er drie géén vertrouwelijke agenda. “Daar ben ik trots op.”
Transparantie, vindt Capalbo, gaat ook over het functioneren van de raad zelf. Dat de universiteitsraad niets wil zeggen over het rapport over de sociale veiligheid binnen diezelfde raad (een extern integriteitsbureau deed er onderzoek naar in opdracht van het college van bestuur, nadat het college signalen van ‘onveiligheid’ had ontvangen), “wekt de indruk dat er veel gebeurt achter gesloten deuren. Deels is het onvermijdelijk dat zoiets vertrouwelijk blijft, omdat het over personen gaat, maar als niemand ook maar enig idee heeft wat er heeft gespeeld – en je daar waarschijnlijk ook nooit achter gaat komen – creëer je een bepaalde sfeer.”
Over een persoon
Transparantie van medezeggenschapsorganen is heel belangrijk, zegt Jan Smits, decaan van de rechtenfaculteit. “Nogal een nietszeggend antwoord”, lacht hij. “Waar het om gaat is hoe je dat handen en voeten geeft. Wat ik in de faculteitsraad probeer, is zoveel mogelijk onderwerpen op de openbare agenda plaatsen. We bespreken bijna niets meer vertrouwelijk. Eigenlijk alleen de voordrachten van nieuwe hoogleraren waarover de faculteitsraad adviesrecht heeft. Die voordrachten bespreken we binnenskamers omdat ze over een persoon gaan. Wat mij betreft de enige goede reden voor vertrouwelijkheid. ”
Dat kan ook weleens het geval zijn bij beleidsnotities, zegt Smits, waarin namen van medewerkers voorbijkomen. “Of wanneer onderwerpen te herleiden zijn tot mensen. Stel dat het ergens niet lekker loopt in de faculteit. Dan wil je niet dat personen daarbij in beeld komen. Maar als het gaat over HR, strategie, om maar eens wat te noemen, dan bespreken we dat altijd in het openbaar.”
In de hoop dat de discussie niet beperkt blijft tot de raad, maar ook in andere geledingen van de faculteit doordringt, zegt Smits. “De raad is maar één onderdeel van de universitaire democratie, en vaak ook nog eens een eiland. Dat klinkt onaardig, maar de raad vindt dat zelf ook. Daarom zetten we soms townhall meetings op touw, over Erkennen en Waarderen bijvoorbeeld. Andere zaken bespreken we met capgroepvoorzitters.”
Omdat hij transparantie hoog in het vaandel heeft staan, vindt Smits het jammer dat de universiteitsraad de afgelopen maanden de luiken dichthield. “Als in het rapport over een onveilige werkomgeving personen met naam worden genoemd, dan snap ik dat het niet wordt vrijgegeven. Maar je kunt altijd een samenvatting geven van wat er is voorgevallen, zonder dat individuen daar schade van ondervinden.”
Daarmee voorkom je als raad dat je in de wandelgangen onderwerp van gesprek blijft. “Dat lijkt me altijd vervelend. Zeker als er ook nog een geruchtenstroom op gang komt. Dat is voor niemand fijn, ook voor raadsleden niet.”
Maurice Timmermans en Cleo Freriks