Tijdens de coronapandemie zag de zogeheten taskforce Future of Working het licht – want wat te doen toen met honderden mensen die opeens thuis aan het werk moeten (en nog steeds deels willen)? Inmiddels staan in menige woning een bureau, stoel en beeldscherm ‘op kosten van de zaak’, krijgt men maandelijks een thuiswerkvergoeding, zijn er cursussen ‘werken met hybride teams’ voor leidinggevenden en hebben ruim tweeduizend medewerkers een thuiswerkovereenkomst ingediend met daarin een verdeling tussen het aantal dagen dat ze op de universiteit rondlopen en thuis achter de laptop kruipen.
Zorgen om teamgevoel
Veel zaken lopen, concludeert projectleider Ceriel Heuts in de jongste vergadering van de universiteitsraadscommissie bedrijfsvoering op 8 november waarin de evaluatie wordt besproken. De taak van de taskforce zit erop. Voor een eindevaluatie zijn 32 deelnemers (leidinggevenden en niet-leidinggevenden) ondervraagd. Over één ding zijn de medewerkers het eens: ze willen niet terug naar de pre-coronasituatie waarbij iedereen volledig op kantoor werkt. Leidinggevenden zien er ook de voordelen van in, ‘op individueel niveau’, maar maken zich wel zorgen om het teamgevoel. Ook hebben ze moeite met hun rol. Die is moeilijker door het hybride werken.
En wat vindt de staf van hoe de baas zich opstelt? Die geeft voldoende vrijheid, meent een deel. Anderen zijn kritischer; de leidinggevende zou te strikt vasthouden aan de 60/40 verhouding (60 procent op de UM, 40 procent thuis). Het uitgangspunt moet niet zijn ‘hoeveel dagen werken we op kantoor’, maar ‘welke activiteiten vinden we dat op kantoor plaats moeten vinden’, valt er te lezen in de evaluatie.
Bijpraten
Wat ook blijkt: we gaan naar kantoor voor ontmoetingen en contacten, praten bij met collega’s en overleggen in groepsverband, de sociale functie is belangrijker geworden. En nee, er is niet per se minder behoefte aan ruimte, maar “de ruimte dient anders te worden gebruikt”, heet het. Over die nieuwe inrichting mogen faculteiten en diensten zich gaan buigen. Herinrichten betekent daarbij lang niet altijd flink renoveren. Een onderwijsruimte waar nu al een beeldscherm hangt voor presentaties kan met een camera en microfoon vrij makkelijk geschikt worden gemaakt voor hybride vergaderen, oppert de taskforce. Ook denkt men aan stiltecoupés en belcellen.
Een andere wens: uniformiteit in de ICT. Dat is nu nog lastig, omdat een aantal faculteiten de ICT-systemen op een eigen manier beheert. Bovendien kiest lang niet iedereen voor het standaardmodel laptop waardoor met verschillende dockings wordt gewerkt. ICTS en het Corporate Information Office (CIO) adviseren daarom “meer centrale regie om de digitale werkomgeving beter beheersbaar te maken”. Een plan van aanpak volgt.
Controle
In de U-raadscommissie viel Mark Govers (lid namens het wetenschappelijk personeel) over een zinsnede, namelijk dat er meer leidinggegeven mag worden “vanuit vertrouwen en minder vanuit controle”. Wat doet de UM hieraan? Wie leert de bazen dat? Is er in sollicitatieprocedures aandacht voor, wilde hij weten. Volgens projectleider Heuts zijn er cursussen van de Leadership Academy. “Maar degenen die het nodig hebben, gaan daar waarschijnlijk niet naartoe”, meent Govers. Nick Bos, vicevoorzitter van het college van bestuur, benadrukt dat het wennen is. “We startten drie jaar geleden met hybride werken. Je moet mensen de tijd geven.”