UMployee ging in november 2022 ‘live’. Sindsdien belanden interne mededelingen en nieuws niet meer in de mailbox, maar moeten medewerkers actief naar het intranet navigeren. Dat was broodnodig, blijkt uit de evaluatie die tijdens de jongste commissievergadering ‘strategie’ van de universiteitsraad besproken werd. Van de ‘oude’ nieuwsberichten per mail zou slechts minder dan 2 procent geopend worden. De berichten op UMployee werden afgelopen jaar daarentegen gemiddeld door een kwart van de ruim vijfduizend medewerkers gelezen. Desgevraagd verduidelijkt het M&C-team overigens dat deze cijfers gebaseerd zijn op het aantal ‘clicks’, niet op het aantal individuele lezers (een medewerker die een bericht meerdere keren aanklikt kan het beeld dus vertekenen). Er zijn grote verschillen: op een update over reiskostenvergoeding en de CAO werd ruim vijfduizend keer geklikt, terwijl een bericht over de Bachelor’s Student Prizes minder dan honderd mensen kon verleiden tot een muisklik.
Onder medewerkers klonk afgelopen tijd desondanks veel gemor. Met name over de grote hoeveelheid berichten, waardoor belangrijke informatie niet meer opvalt (ironisch genoeg ook de reden om af te stappen van de nieuwsbrieven: die zou men over het hoofd zien in een overvolle mailbox). “Kunnen we niet terug naar de ‘vertrouwde’ nieuwsbrieven via mail?”, vroeg een wp-lid zich afgelopen najaar af tijdens een raadsvergadering van de faculteit Arts and Social Sciences (FASoS). “Iedereen om me heen klaagt over UMployee. Mensen missen veel vaker evenementen, simpelweg omdat ze de aankondiging niet hebben gezien.” In de universiteitsraad klonken vergelijkbare geluiden. En in de raad van de rechtenfaculteit, toen ter sprake kwam dat er voor studentencommunicatie misschien een vergelijkbaar intranet zou worden ontwikkeld, liet een wp-lid zich ontvallen: “Alsjeblieft niet, alles beter dan UMployee.”
Opgedrongen
In een eigen “mini, niet-representatieve enquête onder medewerkers” door U-raadslid Collin Prumpeler (obp) klinken ook wisselende geluiden, zo vertelde hij in de laatste commissievergadering. De reacties variëren van “fantastisch” tot “rommelig” en “te veel non-informatie”. Ook de zoekfunctie moet het ontgelden: “Een iets andere term en je vindt niks meer.”
De overweldigende hoeveelheid meldingen wordt ook erkend in de evaluatie, met de mededeling dat dit “aangepakt zal worden”. Dat gaat dit voorjaar gebeuren, laat het M&C-team weten. Er wordt daarbij ook geprobeerd om “het sentiment” dat UMployee wordt opgedrongen aan medewerkers te verminderen.
Een positief puntje lijken de social groups die afgelopen najaar ingevoerd zijn. Sindsdien nam het aantal berichten en likes toe, bijvoorbeeld in groepen waarin medewerkers hun honden en katten tonen aan andere liefhebbers. Het aantal “actieve gebruikers” – mensen die “niet alleen lezen, maar ook een actie ondernemen” – steeg hierdoor.