“Dit uitstel geeft iedereen ademruimte”

“Dit uitstel geeft iedereen ademruimte”

Nieuw ICT-systeem HR, Finance en Inkoop ingevoerd in juni

03-02-2022 · Nieuws

MAASTRICHT. Het nieuwe ICT-programma voor Human Resources, Finance en Inkoop gaat op 8 juni ‘live’. Eigenlijk zou men begin januari op het systeem overstappen, maar vanwege technische haperingen en capaciteitsproblemen als gevolg van Covid ging dat niet door. “We zijn onvoldoende voorbereid, dus stellen we het uit. Dat ga ik de organisatie niet aan doen”, zei vicevoorzitter van het college van bestuur Nick Bos daar toen over.

Wat houdt de overgang precies in? Alle processen, zoals het verwerken van een factuur of het invullen van gegevens voor een nieuwe werknemer, van de verschillende afdelingen vallen straks onder één systeem: SAP Cloud. Dat is moderner en gebruiksvriendelijker dan de huidige programma’s, die niet meer aan de eisen van onder andere de Belastingdienst voldoen en waarvoor de technische ondersteuning ophoudt. Onder de naam Programma Integrale Bedrijfsvoering wordt al bijna twee jaar aan de overgang gewerkt.

Uitstel

Dat de overstap met vijf maanden is uitgesteld, heeft verschillende redenen. Ten eerste zijn daar de technische haperingen. In december bleek nog niet alles soepel genoeg te verlopen. “Die problemen zullen we oplossen en daarna volgt een extra testronde”, zegt projectleider Fred Offerein. “Dat kost ons een extra maand.”

Ook valt het voordeel van overgaan in een nieuw kalenderjaar nu weg. In plaats van vers te beginnen in een nieuw boekjaar, moeten alle gegevens die tussen 1 januari en 8 juni worden ingevoerd, denk hierbij aan bijvoorbeeld verlofdagen of wijzigingen in een aanstelling, zorgvuldig in het nieuwe systeem gezet worden. “Dat zijn nog eens twee extra maanden”, aldus Offerein.

Daarnaast gaat het startscherm van een deel van het programma er medio mei heel anders uitzien. Nu de overstap toch al is uitgesteld, wil men dit meenemen in de training van werknemers die met het programma moeten gaan werken. Bovendien is er nu meer tijd voor die training. “En ademruimte voor iedereen die bij het project betrokken is”, zegt Offerein. “Corona drukt nu eenmaal een stempel op de beschikbare capaciteit en de werkdruk in onze organisatie is al hoog.”

Zekere voor onzekere

Eind april besluit de stuurgroep of het ‘live gaan’ op 8 juni definitief doorgaat. De UM neemt daarbij liever het zekere voor het onzekere. Bij de Vrije Universiteit in Amsterdam liep de vervanging van verschillende ICT-systemen vorig jaar behoorlijk in de soep. Leveranciers konden niet worden betaald, nieuwe medewerkers kregen hun salaris niet en studenten konden zich niet inschrijven voor tentamens. “Onze mensen zijn in Amsterdam op bezoek geweest om te kijken wat daar mis is gegaan en ervan te leren”, zei vicevoorzitter Bos eerder in Observant.

Na het besluit eind april volgt meer informatie over de zogeheten freeze: de periode waarop je geen gegevens meer in kunt voeren in de oude systemen van Inkoop, Finance en HR. Die wordt gepland na de salarisuitbetaling van mei en rondom vakanties en vrije dagen, zodat mensen er zo min mogelijk hinder van hebben.

Auteur: Cleo Freriks

Logo: SAP Cloud

Tags: SAP Cloud,integrale bedrijfsvoering,nick bos,HR,Inkoop,Finance,ICT

Voeg reactie toe

Klik hier voor onze privacyregels

Vanaf januari 2022 plaatst Observant alleen nog reacties van mensen wier naam bekend is bij de redactie.