Livegang SAP Cloud verloopt soepel

Livegang SAP Cloud verloopt soepel

Helpdesk krijgt gemiddeld 200 vragen per dag

15-06-2022

MAASTRICHT. Vorige week woensdag ging SAP Cloud, het nieuwe ICT-programma voor Human Resources, Finance en Inkoop, live na een half jaar uitstel. Deze extra tijd werd gebruikt om meer te testen en mensen voor te bereiden en dat is “niet voor niets geweest”, zegt Nick Bos, lid van het college van bestuur. Er zijn problemen en vragen, maar “niks onoplosbaars”.

SAP Cloud vervangt verschillende systemen die gebruikt werden voor processen als het verwerken van een factuur of het invullen van gegevens voor een nieuwe werknemer. Het is moderner en gebruiksvriendelijker dan de oude programma’s, die niet meer aan de eisen van onder andere de Belastingdienst voldoen en waarvoor de technische ondersteuning ophoudt. Onder de naam Programma Integrale Bedrijfsvoering is ruim twee jaar aan de overgang gewerkt.

In december was er nog onzekerheid over de techniek – die niet zo uitgebreid was getest als men had gewild – en hadden nog lang niet alle mensen die veel met het programma gaan werken een training gehad. “In de afgelopen maanden hebben we alle testen kunnen afronden”, zegt programmamanager Fred Offerein. “Eind april hadden we een sneak peek, waarbij leidinggevenden en medewerkers van verschillende afdelingen het programma al eens een ochtend konden uitproberen. Mede daardoor, en door gesprekken met HR, Finance en Inkoop wisten we welke vragen er zijn, waar mensen waarschijnlijk moeite mee hebben, wat we konden verwachten.”

Een servicehelpdesk van vier medewerkers, de Service-desk Integrale Bedrijfsvoering, biedt hulp waar nodig. “Bijvoorbeeld: een leidinggevende blijkt nog niet de autorisatie te hebben om nevenwerkzaamheden van een medewerker goed te keuren”, zegt Offerein. Dit soort vragen moeten snel beantwoord kunnen worden. “Tot nu toe gaat dat goed. We krijgen gemiddeld 200 vragen per dag en proberen die binnen twee werkdagen af te handelen. Als het langer duurt, krijgen mensen daar bericht over. In de komende weken zullen steeds meer medewerkers voor het eerst naar hun nieuwe startscherm kijken. Als de situatie stabiel blijft gaan we in september de externe hulp afbouwen.”

Ook worden nog wat details in orde gemaakt. “De digitale catalogi van de leveranciers zijn nog niet helemaal compleet”, zegt Bos. Hij krijgt tot nu toe vooral positieve reacties. “Het is heel gebruiksvriendelijk. Soms voelen mensen een kleine irritatie als ze iets anders moeten doen dan ze gewend zijn. Maar als het uiteindelijk beter gaat dan normaal, dan is dat snel vergeten.”

Een kleine rondgang langs verschillende afdelingen vertelt hetzelfde verhaal; er zijn problemen, maar niets wat buiten het normale valt. Met daarbij de kanttekening dat het systeem zich pas echt over een paar maanden heeft bewezen. De meest gehoorde uitspraak: ‘Het valt me erg mee’.

Auteur: Cleo Freriks

Logo: SAP Cloud

Tags: SAP Cloud, integrale bedrijfsvoering, nick bos, HR, Inkoop, Finance, ICT

Reacties

Dennie

Ik, en vele collega's met mij, zouden deze overgang toch niet als soepel willen bestempelen. Zeker zijn er bugs te verwachten bij de uitrol van een dergelijk groot systeem. Dat verwachtten we ook allemaal en veel zal op termijn wel opgelost worden. Toch zijn de problemen momenteel dusdanig dat we onze normale gang van zaken niet kunnen doen. Bij een van onze grootste leveranciers (niet alleen van onze afdeling, maar van tientallen afdelingen binnen UM) is het momenteel simpelweg niet mogelijk iets te bestellen, het bestelproces is een signicant langzamere procedure waarin bovendien essentiele functies verdwenen zijn (zoals gedeelde winkelwagens), facturen goedkeuren levert foutmeldingen op, medewerkersgegevens kloppen niet, verlofuren zijn niet goed gemigreerd. Het is nogal een lang lijstje wat het predikaat soepel echt niet verdient. We hopen dat dit over enkele weken grotendeels rechtgetrokken is, maar tot die tijd levert het nogal wat frustratie en extra werk op.

Voeg reactie toe

Klik hier voor onze privacyregels

Vanaf januari 2022 plaatst Observant alleen nog reacties van mensen wier naam bekend is bij de redactie.