SAP: Verdwenen bestellingen en bergen herinneringsmailtjes

SAP: Verdwenen bestellingen en bergen herinneringsmailtjes

Vier maanden na de livegang: hoe gaat het nu met SAP Cloud?

05-10-2022 · Achtergrond

Bijna vier maanden geleden gingen Inkoop, Finance en HR met nieuwe ICT-systemen werken onder de naam SAP Cloud. Dat had niet alleen invloed op die afdelingen, maar op alle medewerkers van de Universiteit Maastricht. Er werd gesproken van een “soepele overgang”, met relatief weinig problemen. Hoe is dat nu, een paar maanden later? “SAP is meer dan even wennen.”

De geluiden net na de lancering waren positief. Ja, er waren problemen en vragen, maar “niks onoplosbaars”, zoals Nick Bos, lid van het college van bestuur, toen tegen Observant zei. Een kleine rondgang langs verschillende afdelingen vertelde hetzelfde verhaal: er zijn problemen, maar niets buiten het ‘normale’.  Daarbij werd wel een kanttekening geplaatst: een systeem bewijst zich pas na een paar maanden. Ook kreeg de redactie naar aanleiding van het artikel reacties van medewerkers die een stuk minder gelukkig waren met hoe de overgang verliep. Tijd dus voor een nieuw rondje. Observant vroeg zo’n twintig medewerkers van verschillende afdelingen om een beeld te schetsen.

Verdwenen bestellingen

Wat daarbij meteen opvalt is dat zich bij Inkoop de meeste problemen voordoen. Bestellingen verdwijnen, pakjes worden niet, of aan de verkeerde persoon, bezorgd en de levertermijn (toch al vaak lang vanwege alle wereldwijde crises) wordt verlengd doordat goedkeuring op zich laat wachten. Maar het vervelendste voor iedereen die regelmatig van het Inkoop-programma gebruik maakt: nog lang niet alle leveranciers staan erin. Daardoor kan er niet rechtstreeks besteld worden, maar moet de order via de afdeling Inkoop. Daar is het erg druk en duurt het dus langer voordat de bestelling verwerkt is.

Het omzetten van het oude naar het nieuwe systeem is inderdaad niet overal zo goed gelopen als verwacht, zegt programmamanager Fred Offerein. “Er zijn wat data blijven hangen, waardoor bestellingen verdwenen of verkeerd aankwamen. Sommige leveranciers hebben lang op hun geld moeten wachten omdat we een achterstand vanuit de freeze (het moment dat er geen nieuwe data meer ingevoerd kon worden, een paar weken voor de overgang, red.) moesten wegwerken en er waren gewenningsproblemen. Ook het tempo waarop we leveranciers wilden toevoegen aan het programma ligt veel lager dan gehoopt.”

Onder druk

Wat niet helpt is de beperkte menskracht bij de afdeling Inkoop, die door al het extra werk flink onder druk staat. “Twee mensen zijn er een tijd uit geweest, dat voel je wel op een team van vijf. We proberen er personeel bij te krijgen, maar de markt is schaars en het werk vereist specialistische kennis.” Desondanks denkt Offerein dat voor het einde van het jaar de ‘achterstand’ is ingehaald. “Naar verwachting kan daarna het tempo van nieuwe leveranciers invoeren omhooggaan.”

Dat is het perspectief waar veel mensen op zitten te wachten, want het is hen onduidelijk of en wanneer problemen worden aangepakt. Offerein: “We gaan een kalender maken waarin we op een rij zetten wat we op korte of lange termijn onder handen nemen. Sommige dingen gaan nog niet goed, dat is meer dan even wennen (refererend aan de slogan bij de invoering van SAP: ‘het is even wennen’, red.). Als dit niet goed opgelost wordt, hou je ontevreden eindgebruikers. Dat gezegd hebbende; in de basis werkt het systeem goed. We hebben niet de grote problemen gehad die we kennen van andere universiteiten, waarbij niets meer werkte.”

Limiet van 500 euro

Dan zijn er nog een paar onhandigheden in het systeem.  “We zijn een lijst aan het samenstellen met aanpassingen die we willen doorvoeren als alles goed loopt – mits het technisch mogelijk is binnen SAP. Een voorbeeld wat op zo’n lijst kan komen: dat je met meerdere mensen in dezelfde winkelwagen kan.”

Iets waar Offerein niets aan kan doen is de limiet van 500 euro. Is een bestelling duurder, dan moet iemand – die daar de bevoegdheid voor heeft – toestemming geven. Dat leidt soms tot vertraging, wanneer deze persoon bijvoorbeeld op vakantie is. “De accountant heeft ons gezegd dat we duidelijke grenzen moeten stellen. Je kunt overigens in het systeem registreren dat je er niet bent en wie jouw taken waarneemt, die kan dan bestellingen goedkeuren.”

Verlofuren

Dan de problemen met het HR-gedeelte. Veel mensen konden hun verloftegoed of al eerder opgenomen verlof niet meer terugvinden. Dat herkent Offerein. “’We hebben in de eerste weken zo’n vijfhonderd vragen gekregen, in het begin vooral over verlof.”

Soms stond de informatie verkeerd in het oude systeem en komt dat nu aan het licht. “De data klopten dan niet, daar hebben we last van gehad, maar dat had niets met het nieuwe systeem te maken.”

Soms werkt het nieuwe systeem anders. “Voor ouderschapsverlof moet je saldo aanvragen bij HR. Doe je dat niet en probeer je het gewoon als verlof aan te vragen, dan krijg je de melding ‘verlof geweigerd’. Dat staat in de instructie, maar het zou handiger zijn als in de foutmelding kwam te staan ‘vraag saldo aan bij HR’, dan is het meteen duidelijk. Dat geldt trouwens ook voor verlof aanvragen, dat heet ‘medewerkerstijd aanvragen’, dat is zo’n gekke benaming. Het staat op het lijstje voor mogelijke aanpassingen in SAP.”

Systeem opschonen

Het komt ook voor dat de informatie wel in het systeem staat, maar op een andere plek. “Je moet op 31 december gaan ‘staan’ om te zien hoeveel verlofuren je nog over zou hebben als je het al ingeplande verlof opneemt. Dat is ook gewoon onhandig, maar daar kunnen we niet zoveel aan doen, het zit in SAP.”

Elk nadeel heeft z’n voordeel: HR schoont alle data op. “Mensen die minder zijn gaan werken, merken bijvoorbeeld dat hun contracturen nu nog verkeerd in het systeem staan. Ik zag zelf dat in de organisatiestructuur van mijn afdeling iemand stond die al jaren met pensioen is. Ik verwacht dat HR eind november of begin december alle fouten weggewerkt heeft.”

Meer werk

Dan is er nog het goedkeuren van verlof (maar ook facturen, declaraties en nevenactiviteiten). Dat is formeel een taak voor de leidinggevende, terwijl een deel daarvan, bijvoorbeeld verlof, voorheen regelmatig werd gedaan door het secretariaat. Het zorgt voor wanhoop bij sommige ’bazen’ die de vele herinneringsmailtjes maar in een spam-box laten komen. Ook secretaresses vinden het soms jammer – zij waren een vraagbaak voor de afdeling omdat ze overzicht hadden. Ze stuurden een bloemetje naar wie lang ziek was of een kaartje naar de pas bevallen collega. “Het is een principiële keuze, het goedkeuren is werk voor de leidinggevende, dus die moet het ook doen”, zegt Offerein. “Dat heb ik niet bedacht, daar is discussie over gevoerd met de decanen en het college van bestuur. Dat hebben we ook uitgelegd aan alle leidinggevenden en hen instructies en filmpjes gestuurd. Daar is niet veel reactie op gekomen. Veel mensen denken toch – en dat snap ik wel – ‘ik zie het wel als het er is’. Uiteindelijk is het niet veel meer werk dan eerst: toen stuurde je vaak een mailtje, nu zet je een vinkje. En er zijn ook mensen die het juist prettig vinden, die zeggen ‘nu heb ik eindelijk overzicht’. ”

En hoe zit het met de secretariaten? “We hebben gevraagd te kijken naar wat het voor hen betekent. Krijgt iemand misschien andere werkzaamheden hierdoor? Ik weet niet of dat tot in de haarvaten van de organisatie is gecommuniceerd. We zijn nu aan het puzzelen op een mogelijkheid om via rapportages secretaresses bijvoorbeeld wel inzicht te geven in vakantiedagen en ziekteverlof. We moeten daarbij rekening houden met de privacywetgeving, dus we weten nog niet wat mogelijk is.”

Voor wie de herinneringsmailtjes zat is, heeft Offerein goed nieuws. “Die kun je uitzetten. Het enige gevaar is dat je het dan laat oplopen en wanneer je het nog eens opent er 360 goedkeuringsverzoeken op je liggen te wachten.”

Tot slot zegt Offerein: “Mopper niet alleen tegen je collega, maar laat het ons ook weten. En kijk naar de informatie op intranet, daar kun je veel antwoorden vinden.”

Auteur: Cleo Freriks

Illustratie: Simone Golob

Tags: SAP Cloud,SAP,Inkoop,Finance,HR,livegang,overgang,ICT,systemen

Reacties

Alex

"Voor ouderschapsverlof moet je saldo aanvragen bij HR." - Ja, inderdaad. Maar HR moet eerst nog een training volgen om vervolgens je saldo goed te keuren. Dan zit je daar. 2 maanden ouderschapsverlof zit er al op maar niets staat geregistreerd dus binnenkort lekker terug betalen. Geniaal systeempje dit!

Nico Rasters

Pluspunt van de Observant dat ze een evaluatie hebben gedaan. Dat zal vanuit de UM nooit gebeuren. Ik vond het artikel wel wat positief ingestoken. Zelf vind ik het nieuwe systeem bagger. Daarnaast is het feitelijk onjuist dat SAP SuccessFactors niet het juiste verlofuren kan tonen zonder de datum zelf op 31 december te zetten.

"In de basis werkt het systeem goed"? Ik denk dat daar de meningen over verschillen. Net als over de definitie van "self service". Afdelingshoofden moeten nu zelf informatie invoeren, en rapportages draaien. Tenminste, op het moment dat die rapportages werken, wat nog zo'n zes maanden zal duren.

Is "Beter dan niks" de nieuwe slogan? Doet me denken aan "Je moet blij zijn dat je een baan hebt", "Roeien met de riemen die je hebt", en "Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan". De lat ligt bij de UM blijkbaar zes voet onder de grond.

Agnieszka Strzelecka

Beste Observant,
het is wel aardig, dat jullie 20 medewerkers naar hun mening over nieuwe SAP gevraagd hebben.
Echter, ik werk ongeveer 6 jaar met bestel systeem mee, het nieuwe systeem heeft GEEN enkel werkende functie voor de besteller dan voorheen. Wel een aantal SLECHTER werkende functies dan voorheen....Ik vraag mij soms af, voor wie worden de nieuwe systemen ingevoerd....
Met vriendelijke groet,
Agnieszka

Voeg reactie toe

Klik hier voor onze privacyregels

Vanaf januari 2022 plaatst Observant alleen nog reacties van mensen wier naam bekend is bij de redactie.