Drie jaar is de Universiteit Maastricht nu bezig met het Programma Integrale Bedrijfsvoering. SAP werd ooit gekozen als vervanger van verschillende systemen waar HR, Inkoop en Finance mee werken, maar het omzetten had en heeft nogal wat voeten in de aarde. Het was een te groot project om in één keer aan te pakken waardoor het traject in drieën is verdeeld, legde projectleider Fred Offerein onlangs uit in een van de universiteitsraadscommissies.
Het eerste deel is achter de rug; dat ging vorig jaar juni ‘live’. Wel met de nodige vertraging, door onder andere capaciteitsproblemen als gevolg van Covid en technische haperingen. Offerein: “Tachtig procent van de problemen werd in drie, vier maanden opgelost, maar de overige 20 procent nam veel tijd in beslag. We hebben voor hardnekkige, steeds terugkerende issues, externe consultants om raad gevraagd.”
Nu is deel twee aan de beurt, dat van ziekmeldingen én het werving- en selectiecircus. Dat laatste is sinds vorige week een ‘portal’ binnen SAP SuccessFactors (voor UM-medewerkers toegankelijk via intranet, waar ook onder andere het personeelsdossier kan worden gevonden). Offerein: “Recruitment en selectie is één omgeving geworden, je kunt meteen zien hoeveel brieven er zijn binnengekomen, e-mail van de kandidaten, het telefoonnummer, de gewenste communicatietaal (Engels of Nederlands). Voorheen gingen er allemaal e-mails rond met cv’s, terwijl dat gevoelige informatie is.” De kandidaten zijn uiteraard alleen zichtbaar voor degenen die de vacature hebben geplaatst, in een selectiecommissie zitten of het management assisteren.
Ziekmeldingen, het andere ‘deelproject’ dat nu gereed zou moeten zijn, is uitgesteld naar 27 november. “Er waren nog te veel technische problemen”, zegt Offerein. Het plan is dat, in plaats van de leidinggevende, de werknemer zich voortaan zelf ziek en weer beter meldt in de digitale UM-omgeving. “Maar wat als je zo ziek bent dat je niet je laptop kunt openen?” wil de universiteitsraadscommissie weten. “Dan mag je altijd bellen met HR, je leidinggevende, of je partner vragen om het in te vullen”, luidt het antwoord.
Mark Govers, U-raadslid namens het wetenschappelijk personeel, heeft “vanuit sociaal oogpunt” problemen met het proces: “Ik mis de conversatie met de manager of vakgroepvoorzitter, iemand met wie je je verhaal deelt, die aanhoort of het om een simpel verkoudheidje gaat of om iets ernstigers waardoor je langer thuis zit. Het lijkt alsof jullie een machine tussen mensen hebben gezet.” Nick Bos, vicevoorzitter van het college van bestuur: “Maar niemand houdt je tegen om met elkaar te bellen, dat kan en mag nog steeds.”