Ombudsman legt vinger op zere plekken UM

Eerste jaarverslag: 85 zaken, meestal over (dreigend) conflict met de baas

19-11-2020

MAASTRICHT. Slechte of geen communicatie, leidinggevenden die niet tegen hun taak zijn opgewassen, onbehoorlijke bejegening. Het draagt allemaal niet bij tot een veilige en plezierige werkomgeving, concludeert de ombudsman van de Universiteit Maastricht in haar eerste jaarverslag. Zij kreeg tussen februari 2019 en augustus 2020 85 zaken binnen van UM-medewerkers in de problemen. In de meeste gevallen ging het over een (dreigend) conflict met hun baas. Met name promovendi komen vaak in de knel.

Die conflicten gaan over begeleiding, beoordeling, contracten, re-integratie na ziekte, samenwerking, overwerk en stress, wijze van bejegening en het geven van feedback. In alle gevallen gaat de Maastrichtse ombudsman (en jurist) Anna Soedira het gesprek aan, eerst met de melder en vervolgens – als de melder daarvoor toestemming geeft – met andere betrokkenen; om het probleem helder te krijgen, te kijken of de-escalatie mogelijk is en of mediation een optie is. In de periode van één jaar (februari 2019 tot februari 2020) voerde zij 385 gesprekken.

Haar jaarverslag bestrijkt een langere periode, tot augustus 2020. Eerst wat cijfers: het gros van de 85 melders is vrouw (58) en lid van het ondersteunend en beheerspersoneel (OBP: 61). De klachten hebben betrekking op de faculteiten Health Medicine and Life science (vooral promovendi), de School of Business and Economics, het studentenservicecentrum, de facilitaire dienst, UM Sport en ICTS. Sommige problemen zijn individueel, maar een groter aantal zaken blijkt uiteindelijk onderdeel van een “algemener probleem tussen een of meerdere personen van een afdeling, dienst of faculteit”. Sommige zaken lopen nog, de meeste zijn opgelost, soms voor iedereen positief, soms niet.

Onbehoorlijke bejegening

Een belangrijk punt is de manier waarop er gecommuniceerd wordt, of juist het gebrek daaraan. “De bejegening, de manier waarop met een medewerker wordt omgegaan, kan daardoor onbehoorlijk worden. Dit is wat ik met enige regelmaat aan de UM zie gebeuren”, schrijft Soedira. De UM is volgens haar een hiërarchische organisatie met “sterke afhankelijkheidsrelaties” waarin het niet gebruikelijk is om elkaar aan te spreken op gedrag. “Dit niet of laat bespreekbaar maken van ‘problemen’ leidt tot een cultuur waarin wordt weggekeken – zowel door leidinggevenden als medewerkers – van ongewenste situaties.” Om te vervolgen: niet communiceren, niet durven te communiceren of niet weten hoe; dat alles draagt niet bij aan een “veilige en plezierige werkomgeving”.

Gebrek aan “bewust leiderschap”

Veel problemen ontstaan door leidinggevenden, vervolgt ze. “Ik constateer een gebrek aan bewust leiderschap binnen de UM: je kunt pas goed leidinggeven als je eerst jezelf kent, je valkuilen en je kwetsbaarheden.” Meer scholing voor een effectief leiderschap is belangrijk, constateert zij. Focus daarbij op goed luisteren naar de gesprekspartner, het vruchtbaar en professioneel reageren op kritiek en feedback, het effectief geven van feedback, het productief omgaan met conflicten/botsingen van belangen, het versterken van het gevoel van verbondenheid. Zij wijst ook op het “systeem” binnen de UM dat iemand die het op een bepaalde post goed deed, automatisch doorschuift naar een leidinggevende functie. Het een is geen garantie voor het andere, waarschuwt ze.  

Preventie

Het is overigens niet de eerste keer dat het gebrek aan leiderschap binnen de UM wordt aangekaart. Ook in de jaarverslagen van de vertrouwenspersoon kwam het bij herhaling aan de orde. De leiderschapscursussen die de UM organiseert, hebben blijkbaar (nog) niet overal hun vruchten afgeworpen.

Zelf wordt Soedira inmiddels door een aantal leiders geraadpleegd als er iets speelt of dreigt te gaan spelen. “De preventieve werking die daarvan uitgaat, vind ik een van de belangrijkste taken van de ombudsman.”

Promovendi

Niet altijd even capabele leiders, slechte communicatie, sterke afhankelijkheidsrelaties. Met name promovendi (die meer dan andere medewerkers afhankelijk zijn van hun begeleiders) komen hierdoor vaker in de knel en durven weinig tot niets te zeggen tegen hun baas of collega’s. Soedira wijst erop dat ze slechts tien van hen aan haar tafel heeft gehad, maar van deze kleine groep hoort ze dat veel meer PhD’s in hetzelfde schuitje zitten, maar dat die uit angst hun mond houden.

Inclusiviteit

Verder wijst ze op de buitenlandse medewerkers. Diversiteit en inclusiviteit gaan verder dan het invoeren van de Engelse taal, schrijft ze. “Hoewel taalbarrières ook een bron kunnen zijn van conflict of dreigend conflict, zie ik dat de wijze waarop met internationals wordt omgegaan eerder tot conflict leidt door de aanwezige cultuurverschillen en in het bijzonder de onbewustheid daarvan.” Zo is het “niet passend” voor een internationale universiteit dat de formele klachtenprocedure omtrent ongewenst gedrag “alleen in het Nederlands kan worden gevoerd”. Dat zou in het Engels moeten, vindt de ombudsman. De tolk die sinds kort door de UM wordt vergoed, is “niet een afdoende oplossing”.

HR

Last but nog least stipt ze de rol van HR aan. “In lastige situaties ervaren medewerkers dat het lijkt alsof HR er alleen voor de leidinggevende is en niet voor hen.” En dat kan de angst en de onveiligheid nog verder vergroten. “Temeer als de benodigde informatie van HR onjuist of onvolledig blijkt te zijn.”

Beter, gezonder en veiliger

Op een van de laatste pagina’s schrijft Anna Soedira dat haar verslag niet moet worden gelezen als “negatieve kritiek” op datgene wat niet zou deugen of waaraan het schort binnen de UM. Beter is het om het te zien als een aanzet hoe de academische gemeenschap “beter, veiliger en gezonder kan worden” en op welke wijze de ombudsman daar een bijdrage aan kan leveren.

Zo zou eenieder gebaat zijn met een helder overzicht van alle instanties binnen de UM waar men terecht kan met klachten– denk aan onder andere de ombudsman, vertrouwenspersoon UM-breed, binnen afdelingen, vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit, afdeling HR. Net als met een duidelijk overzicht van alle regelingen op de website.

Commissie U-raad

Die roep om een goed overzicht zodat niemand meer de weg kwijtraakt in de klachtenprocedures, kreeg breed bijval tijdens een commissievergadering van de universiteitsraad, vorige week. “Het is verwarrend, je weet niet waar je met je vraag naar toe moet”, zei raadslid namens het OBP Pia Harbers. “Het is een probleem voor de staf én studenten.”

Rector Rianne Letschert beaamde dat: “We gaan eraan werken. Ik heb de ombudsman, de vertrouwenspersoon en iemand van HR gevraagd om hier een oplossing voor te zoeken. Ik hoop begin 2021 met een voorstel te kunnen komen” En dat niet alleen: “We gaan ook kijken naar de nazorg, die kan namelijk ook beter. En ik wil weten of we wel genoeg menskracht, (0,5 fte ombudsman, 0,5 fte vertrouwenspersoon staf, 0,2 fte vertrouwenspersoon studenten, red.), hebben. Ik ga kijken hoe dat bij de andere universiteiten zit.”

En wat betreft de kritische noten over leiderschap: ook daar kon de U-raadscommissie zich in vinden. Letschert: “Leiderschap aan de universiteiten moet echt beter. Preventie is de sleutel. Maar ik ben niet naïef, dit is niet in een jaar opgelost.”

Wat doet de ombudsman? Wat doet de vertrouwenspersoon?

De UM-ombudsman (‘man’ is geen sekse-aanduiding, het woord komt uit het Zweeds, daar staat ‘man’ in samenstellingen voor ‘persoon’) is er per 1 februari 2019 gekomen op initiatief van het Lokaal Overleg. Zij buigt zich over (dreigende) arbeidsconflicten tussen bijvoorbeeld baas en werknemer, of promotor en promovendus. 

Zij kan - met goedkeuring van de werknemer - zelfstandig onderzoek doen, mediation starten, en onafhankelijk advies geven aan het college van bestuur dat vervolgens kan ingrijpen. Dit in tegenstelling tot de vertrouwenspersoon - zij richt zich op klachten omtrent ongewenst gedrag en staat per definitie achter de melder - die geen onderzoeksbevoegdheid en (in tegenstelling tot de ombudsman) geen recht op informatie heeft.

De UM nam deel aan een proefproject ‘universitaire ombudsfunctie’ met drie andere universiteiten. De evaluatie heeft er mede toe bijgedragen dat alle universiteiten uiterlijk in de loop van 2021 een ombudsman zullen aanstellen.

 

Ombudsman legt vinger op zere plekken UM
ombudsman baas