Hoewel Teams vooral bekend is van beeldbellen, heeft de Universiteit Maastricht een licentie waarmee ook gebeld kan worden naar zowel interne als externe telefoonnummers, inclusief 06-nummers. Daarmee zijn medewerkers niet meer gebonden aan hun kantoor in een van de universiteitsgebouwen, maar overal bereikbaar (mits ze internet en de Teams-app op de telefoon of laptop hebben). Althans, dat is de gedachte. In de praktijk lijkt het alsof mensen juist moeilijker te bereiken zijn, merkte raadslid Raymond Luja, hoogleraar bij rechten, op tijdens een recente vergadering van de universiteitsraad. “Ik heb de indruk dat veel mensen Teams niet op de juiste manier gebruiken. Weet de buitenwereld ons nog wel te bereiken? ”
Het is een beeld dat ook andere UM’ers herkennen, blijkt tijdens een rondgang door Observant. Al verschilt de mate waarin men aangewezen is op Teams enorm per functie. Met name wetenschappelijk personeel zegt weinig verschil te merken met de situatie met vaste telefoons, omdat zij sowieso weinig bellen. “Het meeste contact gaat per mail, of anders via whatsapp”, klinkt het regelmatig. Ook zit bellen via Teams na twee jaar nog steeds niet bij iedereen in het systeem. “Ik denk er meestal gewoon niet aan.” Zorgen over de bereikbaarheid zijn er weinig. “Mensen die me nodig hebben, weten me wel te vinden.” Degenen die wel veel moeten bellen, zeggen dat geregeld alleen via hun mobiele nummer te doen. Bijvoorbeeld medewerkers van Facility Services die vaak op pad zijn en dus weinig achter een scherm zitten.
Klungelen
En wat vinden medewerkers die wél Teams gebruiken? Niet iedereen is even tevreden. “Als je op je laptop zit, moet je eerst weer klungelen met die koptelefoon, anders versta je mensen niet.” En: “In plaats van een telefoon die duidelijk rinkelt op je bureau, krijg je nu een vrij onopvallende melding in de hoek van je beeldscherm. Ik mis vaak een oproep.” Ook zouden er soms technische problemen zijn. “Ik versta regelmatig de ander niet. Dan start ik soms gewoon maar een Zoom-meeting.” Al zal dat laatste na de zomer niet meer gaan: om kosten te besparen, stopt de UM per 1 augustus met Zoom. Vanaf dan gaan alle online vergaderingen (ook voor onderwijs) en videobellen via, jawel, Teams.
Dan de principiële bezwaren: “Moeten we ons als universiteit niet juist minder afhankelijk maken van Big Tech?” Ook wil niet iedereen de app op de mobiel installeren. “Zo vervaagt de grens tussen werk en privé steeds meer.”
Maar er is ook veel onwetendheid over de mogelijkheden van Teams, zeggen anderen. “Die ‘technische problemen’ zijn vaak makkelijk op te lossen, als je eenmaal wat ervaring ermee hebt”, zegt een secretaresse. Een receptionist merkt dat “veel mensen niet weten hoe je een oproep kunt doorschakelen of de voicemail moet instellen.” Volgens een facility manager zijn er bovendien medewerkers die zich er überhaupt niet van bewust zijn dat ze een eigen telefoonnummer hebben. “Dat is zonde, want de faculteit betaalt Microsoft toch zo’n 5 euro per maand per nummer.”
Meting
“De handleidingen en FAQ’s die bij de overgang naar Teams beschikbaar zijn gesteld, zijn de afgelopen tijd wat naar de achtergrond verdwenen”, ziet Alex Gelissen, telecombeheerder bij het ICT Service Centre. “Die informatie zou eigenlijk regelmatig opnieuw gedeeld moeten worden. Want de bereikbaarheid van medewerkers valt of staat met hun kennis over de app. Mensen die tegen problemen aanlopen, kunnen zich altijd bij de ICTS Servicedesk melden.”
Overigens ziet hij dat er “toch wel veel gebeld wordt via Teams. Dat bleek uit een recente meting, omdat we er zelf ook wel vragen bij hadden.” Of het aantal telefoontjes gedaald of gestegen is ten opzichte van de oude situatie kan hij echter niet zeggen. “We hebben geen gegevens meer uit de tijd van de vaste telefoons.”